Eine funktionierende Buchhaltung ist für junge Unternehmen im Gesundheitswesen keine reine Formalität; sie bildet vielmehr die Grundlage für planbare Finanzierungen, die eigene Förderfähigkeit und die allgemeine betriebliche Stabilität. In der Aufbauphase hilft sie obendrein, die Liquidität und Kostenentwicklung realistisch einzuschätzen und die Kommunikation mit Investoren und Behörden nachvollziehbar zu gestalten.
Von Beginn an Strukturen schaffen
Im ersten Geschäftsjahr entsteht die Grundlage für ein transparentes Finanzmanagement. Von der Kontoeröffnung bis zur digitalen Belegerfassung sollte dazu jeder Vorgang klar dokumentiert sein. Systeme wie eine speziell auf Gründerbedürfnisse ausgelegte Software unterstützen beispielsweise bei der automatisierten Erfassung, Kontierung und Auswertung, insbesondere bei wachsender Belegmenge. Unerlässlich bleibt hierbei eine saubere Trennung zwischen betrieblichen und privaten Transaktionen.
Neben der laufenden Buchführung empfiehlt sich der Aufbau eines einfachen Kontenplans, der die spezifischen Anforderungen des Gesundheitswesens abbildet, zum Beispiel getrennte Konten für Forschungsprojekte, Fördergelder oder klinische Studien. So bleibt nachvollziehbar, welche Mittel aus welchem Programm stammen und wie sie verwendet werden.
Auch ein strukturiertes Freigabeverfahren für Zahlungen schafft Klarheit. Selbst kleine Teams sollten deshalb festlegen, wer Kosten prüft und Buchungen freigibt. Diese Kontrolle ist besonders relevant, wenn mehrere Gesellschafter oder Projektpartner beteiligt sind.
Typische Buchungen im ersten Jahr
Zu den häufigsten Geschäftsvorfällen im ersten Unternehmensjahr zählen Gründungskosten wie Notar- und Handelsregistergebühren, Beratungsaufwendungen und erste Lizenzgebühren für Software. Hinzu kommen Anschaffungen für Labor- oder Praxisausstattung, IT-Infrastruktur und Versicherungen.
In HealthTech-Startups ist außerdem der Bereich Forschung und Entwicklung ein relevanterer Posten als in anderen Branchen. Entwicklungsaufwendungen sollten daher klar dokumentiert und je nach Zweck entweder aktiviert oder als Aufwand gebucht werden. Beispiele für typische Buchungen sind
- Aufwendungen für klinische Evaluationen und Testläufe
- Ausgaben für rechtliche und organisatorische Gründungsschritte
- Anschaffungen medizinischer Geräte, Hardware und Software
- laufende Kosten für Miete, Hosting, Fortbildung und Personal
Anschaffungen und Nachweise richtig verwalten
Anschaffungen mit längerfristigem Nutzen gehören in die Anlagenbuchhaltung. Medizinische Geräte und Laborhardware werden über die normale Nutzungsdauer abgeschrieben. Für geringwertige Wirtschaftsgüter mit einem Nettowert bis 800 Euro ist eine Sofortabschreibung zulässig.
Eine strukturierte Dokumentation stellt in jedem Fall sicher, dass alle Anschaffungen und alle Abschreibungen nachvollziehbar bleiben. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) schreiben schließlich eine revisionssichere und jederzeit prüfbare Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge vor. Digitale Systeme erleichtern die dazu notwendige automatische Zuordnung und Archivierung von Rechnungen, Verträgen und Zahlungsbelegen. Auch für Startups im Gesundheitsbereich ist das essenziell, weil Fördermittelgeber, Forschungspartner und Krankenkassen regelmäßig die projektbezogenen Unterlagen prüfen.
Branchenspezifische Anforderungen
Gesundheitsnahe Gründungen verzeichnen zusätzliche Kostenblöcke, zum Beispiel für Zulassungsverfahren, Produktsicherheit oder Zertifizierungen nach MDR. Auch Datenschutz- und IT-Sicherheitsmaßnahmen sind buchhalterisch zu berücksichtigen.
Angesichts zunehmender Cyberangriffe auf medizinische Einrichtungen empfiehlt es sich obendrein, Ausgaben für präventive Sicherheitsmaßnahmen und Notfallpläne von Anfang an korrekt zu erfassen. Im Umgang mit Krankenkassen oder Kliniken treten des Weiteren umsatzsteuerliche Sonderregelungen auf, die eine präzise Zuordnung der Erlöse erfordern.
Eine klare Rollenverteilung zwischen interner Verbuchung und externer Kontrolle erleichtert den Jahresabschluss erheblich. Branchenerfahrene Steuerkanzleien kennen die regulatorischen Besonderheiten und unterstützen bei Abschreibungsplanung oder Förderabrechnungen. Digitale Buchhaltungslösungen liefern zusätzlich die notwendige Datentiefe, um Finanzentscheidungen fundiert vorzubereiten.
Quelle: Lexware, Bild: Freepik